AVISO DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES_ESPAÑOL
SIEMPRE VZW/ASBL – Réseaux de femmes et filles de Latinoamérique et du Caraïbes
Número de empresa (BCE/KBO): 0761.962.021
Ámbito de aplicación: Bélgica y actividades desarrolladas por la organización.
Última actualización:Enero 2025
- Identidad y compromiso institucional
SIEMPRE VZW/ASBL – Réseaux de femmes et filles de Latinoamérique et du Caraïbes, en adelante «SIEMPRE», es una organización de la sociedad civil que promueve la participación, la articulación y el fortalecimiento de redes de mujeres y niñas de América Latina y el Caribe.
En el desarrollo de sus actividades, SIEMPRE puede tratar datos personales de participantes, beneficiarias, integrantes de redes, voluntarias, personas colaboradoras, representantes de instituciones y otras personas que se relacionen con la organización.
SIEMPRE reconoce la importancia de proteger la privacidad, la dignidad y los derechos fundamentales de las personas. Por ello, se compromete a tratar los datos personales de forma lícita, leal, transparente y segura, de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), y la legislación belga aplicable.
El presente aviso informa sobre las categorías de datos que pueden tratarse, las finalidades del tratamiento, las condiciones de conservación, las medidas de protección y los derechos de las personas interesadas.
- Responsable del tratamiento
La entidad responsable del tratamiento de los datos personales es:
Denominación: SIEMPRE VZW/ASBL – Réseaux de femmes et filles de Latinoamérique et du Caraïbes
Número de empresa: 0761.962.021
Correo electrónico de contacto: siempre.ngo@gmail.com
Sitio web: www.siempre-ong.org
Para cualquier consulta relacionada con la protección de datos personales o para ejercer los derechos reconocidos por la normativa, las personas interesadas podrán contactar con SIEMPRE a través del correo electrónico indicado.
- Principios aplicables al tratamiento de datos
SIEMPRE procurará que el tratamiento de datos personales respete los siguientes principios:
Licitud, lealtad y transparencia.
Limitación de la finalidad.
Minimización de los datos.
Exactitud y actualización de la información.
Limitación del plazo de conservación.
Integridad y confidencialidad.
Responsabilidad proactiva en el cumplimiento de las obligaciones aplicables.
La organización recopilará únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades específicas de cada actividad.
- Categorías de datos personales
Dependiendo de la actividad, del proyecto y de la relación con la persona interesada, SIEMPRE podrá tratar las siguientes categorías de datos:
- a) Datos identificativos y de contacto: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono y otros datos de contacto cuando sean necesarios.
- b) Datos relativos a la participación: información relacionada con la inscripción y participación en talleres, encuentros, formaciones, actividades comunitarias, proyectos y eventos.
- c) Datos sociodemográficos: información necesaria para comprender las características y necesidades de las personas participantes, siempre que su recopilación sea pertinente y esté justificada.
- d) Opiniones y testimonios: respuestas a encuestas, entrevistas, consultas, evaluaciones y otras aportaciones voluntarias.
- e) Datos administrativos y de colaboración: información necesaria para gestionar relaciones con entidades asociadas, personas voluntarias, colaboradoras, financiadoras y organismos públicos.
- f) Imágenes y grabaciones: fotografías, vídeos o registros audiovisuales relacionados con actividades institucionales, cuando su utilización cuente con una base jurídica válida y se hayan cumplido los requisitos de información y consentimiento que correspondan.
- g) Datos técnicos: información generada por las plataformas digitales utilizadas, como identificadores técnicos, registros de acceso o direcciones IP, cuando dichas plataformas los recopilen.
SIEMPRE no solicitará datos personales que no sean necesarios para la finalidad concreta del tratamiento.
- Datos personales sensibles
Determinadas actividades de SIEMPRE pueden abordar cuestiones relacionadas con la violencia de género, la discriminación, la salud, el origen racial o étnico, las creencias religiosas, la situación de vulnerabilidad u otras circunstancias personales.
Cuando una actividad requiera tratar categorías especiales de datos personales, SIEMPRE evaluará previamente la necesidad de recopilarlos y determinará la condición jurídica que permita su tratamiento conforme a los artículos 6 y 9 del RGPD, según corresponda.
Se adoptarán medidas reforzadas para limitar el acceso a esta información, reducir el riesgo de identificación y evitar su divulgación no autorizada.
La participación en una encuesta o actividad no implicará automáticamente el consentimiento para tratar datos sensibles. Cuando sea necesario, se solicitará un consentimiento explícito y específico, salvo que resulte aplicable otra condición jurídica prevista por la normativa.
- Finalidades del tratamiento
SIEMPRE podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades:
Organizar, gestionar y desarrollar actividades, proyectos, encuentros, talleres y formaciones.
Mantener la comunicación con participantes, beneficiarias, voluntarias, colaboradoras y entidades asociadas.
Conocer experiencias, necesidades, opiniones y dificultades de las personas y comunidades con las que trabaja la organización.
Realizar encuestas, entrevistas, diagnósticos sociales, evaluaciones y estudios relacionados con los objetivos institucionales.
Elaborar informes, propuestas, recomendaciones y materiales de sensibilización.
Evaluar los resultados y el impacto de los proyectos y actividades.
Gestionar colaboraciones, obligaciones administrativas y compromisos con entidades financiadoras, cuando corresponda.
Difundir actividades, publicaciones y resultados institucionales, cuando exista una base jurídica válida para ello.
Cumplir las obligaciones legales aplicables a la organización.
Los datos no se utilizarán para finalidades incompatibles con aquellas para las que fueron recopilados. Cuando se pretenda utilizarlos para una nueva finalidad que requiera información adicional, SIEMPRE proporcionará la información correspondiente y obtendrá el consentimiento cuando resulte necesario.
- Base jurídica del tratamiento
Cada actividad de tratamiento deberá sustentarse en una base jurídica válida conforme al artículo 6 del RGPD.
Según las circunstancias, podrá tratarse de:
El consentimiento de la persona interesada.
La ejecución de un contrato o de medidas precontractuales solicitadas por la persona.
El cumplimiento de una obligación legal.
El interés legítimo de SIEMPRE o de un tercero, siempre que resulte aplicable, haya sido evaluado y no prevalezcan los derechos y libertades de la persona interesada.
Otra base jurídica válida expresamente prevista por la normativa aplicable.
Cuando se traten categorías especiales de datos personales, también deberá cumplirse una de las condiciones previstas en el artículo 9 del RGPD.
SIEMPRE documentará las bases jurídicas aplicables a sus actividades y facilitará información específica cuando la naturaleza del tratamiento así lo requiera.
- Encuestas, entrevistas y actividades de investigación social
En las encuestas, entrevistas, consultas y actividades de evaluación desarrolladas por SIEMPRE, la información recopilada se utilizará para las finalidades descritas en cada convocatoria o formulario.
Antes de participar, las personas tendrán acceso a la información pertinente sobre el tratamiento de sus datos personales.
Cuando sea posible, se priorizará la recopilación anónima o la anonimización de los resultados, especialmente en actividades que aborden experiencias de violencia, discriminación, exclusión social o vulnerabilidad.
Cuando las respuestas permitan identificar directa o indirectamente a una persona, se tratarán como datos personales.
En las encuestas anónimas, SIEMPRE informará sobre las limitaciones que puedan existir si la plataforma registra datos técnicos o si las respuestas contienen información identificativa. La posibilidad de ejercer derechos sobre respuestas verdaderamente anónimas puede verse limitada cuando no sea razonablemente posible vincularlas con una persona.
- Confidencialidad y acceso a los datos
SIEMPRE adoptará medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger la información frente al acceso no autorizado, la pérdida, la alteración, la destrucción o la divulgación indebida.
El acceso a los datos personales estará limitado a las personas autorizadas que necesiten conocerlos para desarrollar las actividades correspondientes.
Las personas que accedan a información confidencial deberán respetar las obligaciones de confidencialidad que resulten aplicables.
La organización procurará que los documentos, bases de datos, formularios y herramientas digitales utilizados para sus actividades ofrezcan un nivel de protección adecuado a la naturaleza y sensibilidad de la información tratada.
- Comunicación de datos a terceros
SIEMPRE no vende datos personales.
Cuando sea necesario para desarrollar sus actividades, determinados datos podrán comunicarse a proveedores de servicios tecnológicos, entidades colaboradoras, organizaciones asociadas, financiadoras u organismos públicos, siempre que exista una base jurídica válida y se cumplan las obligaciones de protección de datos aplicables.
Cuando los proveedores actúen por cuenta de SIEMPRE como encargados del tratamiento, se establecerán las condiciones contractuales y las garantías exigidas por el RGPD.
Siempre que sea posible y adecuado, los informes y resultados de las actividades se compartirán en forma agregada o anonimizada, evitando revelar la identidad de las personas participantes.
Los datos personales identificables no se comunicarán indiscriminadamente ni se publicarán sin una base jurídica válida.
- Transferencias internacionales de datos
El uso de determinadas plataformas digitales o la colaboración con entidades ubicadas fuera del Espacio Económico Europeo puede implicar transferencias internacionales de datos personales.
Cuando esto ocurra, SIEMPRE verificará que se cumplan las condiciones previstas por el RGPD, incluidas, cuando proceda, las decisiones de adecuación, las garantías apropiadas y los requisitos adicionales aplicables.
La información específica sobre dichas transferencias y las garantías pertinentes se facilitará cuando corresponda.
- Plazos de conservación
SIEMPRE conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recopilados y atender las obligaciones legales aplicables.
Los plazos dependerán de la naturaleza de los datos, la actividad desarrollada, los compromisos relacionados con cada proyecto y las obligaciones de conservación correspondientes.
Cuando los datos dejen de ser necesarios, se eliminarán de forma segura o se anonimizarán, salvo que exista una obligación legal que justifique su conservación.
Los plazos o criterios concretos de conservación se definirán para cada categoría de tratamiento y se comunicarán cuando corresponda.
- Derechos de las personas interesadas
De conformidad con el RGPD, las personas interesadas podrán ejercer, cuando proceda, los siguientes derechos:
Derecho de acceso: conocer si SIEMPRE trata sus datos personales y obtener acceso a ellos.
Derecho de rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
Derecho de supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando se cumplan las condiciones legales.
Derecho a la limitación del tratamiento: solicitar que se restrinja temporalmente el uso de los datos en los supuestos previstos por la normativa.
Derecho de oposición: oponerse a determinados tratamientos cuando se cumplan las condiciones legales.
Derecho a la portabilidad: recibir determinados datos en un formato estructurado y de uso común, cuando sea aplicable.
Derecho a retirar el consentimiento: retirar el consentimiento en cualquier momento cuando el tratamiento se base en él, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior a su retirada.
Las solicitudes podrán enviarse a siempre.ngo@gmail.com
SIEMPRE responderá dentro de los plazos establecidos por la normativa y podrá solicitar información adicional razonablemente necesaria para verificar la identidad de la persona solicitante.
El ejercicio de estos derechos estará sujeto a las condiciones y excepciones previstas por la legislación aplicable.
- Protección de niñas, niños y adolescentes
Cuando las actividades involucren a personas menores de edad, SIEMPRE prestará especial atención a la protección de sus derechos, su privacidad y su interés superior.
La recopilación y utilización de sus datos se limitará a lo necesario y se aplicarán las garantías exigidas por la legislación pertinente, teniendo en cuenta la edad, la naturaleza de la actividad y las circunstancias concretas.
Cuando corresponda, se obtendrán las autorizaciones necesarias de quienes ejerzan la responsabilidad parental o la representación legal, sin perjuicio de los derechos propios de la persona menor de edad.
- Fotografías, vídeos y testimonios
La utilización de fotografías, vídeos, grabaciones o testimonios que permitan identificar a una persona será objeto de una evaluación específica.
SIEMPRE informará sobre las finalidades de la utilización de estos materiales y determinará la base jurídica y las autorizaciones necesarias antes de su publicación o difusión, según corresponda.
La participación en una actividad no implicará por sí sola autorización para publicar imágenes, testimonios o información personal en redes sociales, sitios web, informes públicos o materiales promocionales.
- Seguridad y gestión de incidentes
SIEMPRE procurará mantener medidas de seguridad adecuadas para prevenir y gestionar incidentes que puedan comprometer los datos personales.
Cuando se produzca una violación de la seguridad de los datos personales, la organización evaluará el incidente y cumplirá, cuando corresponda, las obligaciones de notificación a la autoridad de control y de comunicación a las personas afectadas previstas por el RGPD.
- Reclamaciones ante la autoridad de control
Las personas que consideren que sus datos personales han sido tratados de manera contraria a la normativa podrán contactar con SIEMPRE o presentar una reclamación ante la autoridad de control competente.
En Bélgica, la autoridad de control es:
Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit
Sitio web: https://www.dataprotectionauthority.be/
Las personas interesadas podrán consultar los canales oficiales de contacto y reclamación disponibles en dicho sitio web.
- Actualizaciones del aviso de privacidad
SIEMPRE podrá actualizar este aviso cuando resulte necesario debido a cambios en sus actividades, sus procedimientos de tratamiento de datos, las herramientas tecnológicas utilizadas o las obligaciones legales aplicables.
La versión vigente estará disponible a través del sitio web de la organización o mediante el enlace que se facilite en los formularios y encuestas correspondientes.
Cuando los cambios requieran información adicional a las personas interesadas, SIEMPRE adoptará las medidas necesarias para proporcionarla.
- Contacto
Para consultas relacionadas con este aviso o con el tratamiento de datos personales, puedes contactar con:
SIEMPRE VZW/ASBL – Réseaux de femmes et filles de Latinoamérique et du Caraïbes
Correo electrónico: siempre.ngo@gmail.com
Número de empresa: 0761.962.021
Este aviso deberá completarse y validarse antes de su publicación oficial, para garantizar que refleja las prácticas reales de tratamiento de datos de SIEMPRE y las obligaciones jurídicas aplicables.
SIEMPRE VZW/ASBL – Réseaux de femmes et filles de Latinoamérique et du Caraïbes_FRENCH
Numéro d’entreprise (BCE) : 0761.962.021
Champ d’application : Belgique et activités menées par l’organisation.
Dernière mise à jour : Janvier 2025
- Identité et engagement de l’organisation
SIEMPRE VZW/ASBL – Réseaux de femmes et filles de Latinoamérique et du Caraïbes, ci-après dénommée « SIEMPRE », est une organisation de la société civile qui œuvre en faveur de la participation, de la mise en réseau et du renforcement des réseaux de femmes et de filles d’Amérique latine et des Caraïbes.
Dans le cadre de ses activités, SIEMPRE est susceptible de traiter des données à caractère personnel concernant les participantes, les bénéficiaires, les membres de réseaux, les bénévoles, les collaboratrices et collaborateurs, les représentantes et représentants d’institutions ainsi que toute autre personne entretenant des relations avec l’organisation.
SIEMPRE reconnaît l’importance de protéger la vie privée, la dignité et les droits fondamentaux des personnes. À ce titre, l’organisation s’engage à traiter les données à caractère personnel de manière licite, loyale, transparente et sécurisée, conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD) ainsi qu’à la législation belge applicable.
La présente politique précise les catégories de données susceptibles d’être traitées, les finalités du traitement, les durées de conservation, les mesures de protection mises en œuvre et les droits des personnes concernées.
- Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données à caractère personnel est :
Dénomination : SIEMPRE VZW/ASBL – Réseaux de femmes et filles de Latinoamérique et du Caraïbes
Numéro d’entreprise : 0761.962.021
Siège social : [adresse officielle enregistrée en Belgique]
Adresse électronique de contact : [adresse électronique institutionnelle]
Site internet : [adresse du site internet, le cas échéant]
Pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel ou pour exercer les droits reconnus par la réglementation, les personnes concernées peuvent contacter SIEMPRE à l’adresse électronique indiquée ci-dessus.
- Principes applicables au traitement des données
SIEMPRE veille à ce que le traitement des données à caractère personnel respecte les principes suivants :
Licéité, loyauté et transparence ;
Limitation des finalités ;
Minimisation des données ;
Exactitude et mise à jour des informations ;
Limitation de la durée de conservation ;
Intégrité et confidentialité ;
Responsabilité proactive en matière de protection des données.
L’organisation ne collecte que les données adéquates, pertinentes et nécessaires à la réalisation des finalités spécifiques de chaque activité.
- Catégories de données à caractère personnel
Selon l’activité, le projet et la relation avec la personne concernée, SIEMPRE peut traiter les catégories de données suivantes :
- a) Données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone et autres coordonnées, lorsque cela est nécessaire.
- b) Données relatives à la participation : informations liées à l’inscription et à la participation à des ateliers, rencontres, formations, activités communautaires, projets et événements.
- c) Données sociodémographiques : informations nécessaires à la compréhension des caractéristiques et des besoins des participantes et participants, pour autant que leur collecte soit pertinente et justifiée.
- d) Opinions et témoignages : réponses à des enquêtes, entretiens, consultations, évaluations et autres contributions communiquées volontairement.
- e) Données administratives et de collaboration : informations nécessaires à la gestion des relations avec les organisations partenaires, les bénévoles, les collaboratrices et collaborateurs, les organismes de financement et les autorités publiques.
- f) Images et enregistrements : photographies, vidéos ou autres enregistrements audiovisuels liés aux activités de l’organisation, lorsque leur utilisation repose sur une base juridique valable et que les obligations d’information et de consentement applicables ont été respectées.
- g) Données techniques : informations générées par les plateformes numériques utilisées, telles que les identifiants techniques, les journaux de connexion ou les adresses IP, lorsque ces plateformes les collectent.
SIEMPRE ne demande pas de données à caractère personnel qui ne sont pas nécessaires à la finalité spécifique du traitement.
- Données à caractère personnel sensibles
Certaines activités de SIEMPRE peuvent porter sur des questions liées aux violences fondées sur le genre, à la discrimination, à la santé, à l’origine raciale ou ethnique, aux convictions religieuses, aux situations de vulnérabilité ou à d’autres circonstances personnelles.
Lorsqu’une activité nécessite le traitement de catégories particulières de données à caractère personnel, SIEMPRE évalue préalablement la nécessité de leur collecte et détermine la base juridique autorisant ce traitement conformément aux articles 6 et 9 du RGPD, selon le cas.
Des mesures de protection renforcées sont mises en place afin de limiter l’accès à ces informations, de réduire les risques d’identification et d’éviter toute divulgation non autorisée.
La participation à une enquête ou à une activité n’implique pas automatiquement le consentement au traitement de données sensibles. Lorsque cela est nécessaire, un consentement explicite et spécifique est demandé, sauf si une autre condition légale prévue par la réglementation est applicable.
- Finalités du traitement
SIEMPRE peut traiter des données à caractère personnel aux fins suivantes :
Organiser, gérer et mettre en œuvre des activités, projets, rencontres, ateliers et formations.
Assurer la communication avec les participantes et participants, les bénéficiaires, les bénévoles, les collaboratrices et collaborateurs ainsi que les organisations partenaires.
Comprendre les expériences, les besoins, les opinions et les difficultés des personnes et des communautés avec lesquelles l’organisation travaille.
Réaliser des enquêtes, entretiens, diagnostics sociaux, évaluations et études en lien avec les objectifs de l’organisation.
Élaborer des rapports, propositions, recommandations et supports de sensibilisation.
Évaluer les résultats et l’impact des projets et des activités.
Gérer les collaborations, les obligations administratives et les engagements envers les organismes de financement, le cas échéant.
Diffuser des informations sur les activités, publications et résultats de l’organisation, lorsqu’une base juridique valable le permet.
Respecter les obligations légales applicables à l’organisation.
Les données ne sont pas utilisées à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées. Si une nouvelle finalité est envisagée et nécessite des informations complémentaires, SIEMPRE fournit les informations requises et recueille le consentement lorsque cela est nécessaire.
- Base juridique du traitement
Chaque activité de traitement doit reposer sur une base juridique valable conformément à l’article 6 du RGPD.
Selon les circonstances, il peut s’agir :
Du consentement de la personne concernée ;
De l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée ;
Du respect d’une obligation légale ;
De l’intérêt légitime de SIEMPRE ou d’un tiers, lorsque cette base est applicable, que cet intérêt a été évalué et que les droits et libertés de la personne concernée ne prévalent pas ;
De toute autre base juridique valable expressément prévue par la réglementation applicable.
Lorsque des catégories particulières de données sont traitées, une des conditions prévues à l’article 9 du RGPD doit également être remplie.
SIEMPRE documente les bases juridiques applicables à ses activités et fournit des informations spécifiques lorsque la nature du traitement l’exige.
- Enquêtes, entretiens et activités de recherche sociale
Dans le cadre des enquêtes, entretiens, consultations et évaluations organisés par SIEMPRE, les informations recueillies sont utilisées aux fins précisées dans chaque invitation, questionnaire ou formulaire.
Avant de participer, les personnes concernées ont accès aux informations pertinentes relatives au traitement de leurs données à caractère personnel.
Dans la mesure du possible, SIEMPRE privilégie la collecte anonyme ou l’anonymisation des résultats, notamment lorsque les activités portent sur des expériences de violence, de discrimination, d’exclusion sociale ou de vulnérabilité.
Lorsque les réponses permettent d’identifier directement ou indirectement une personne, elles sont considérées comme des données à caractère personnel.
Pour les enquêtes anonymes, SIEMPRE informe les participantes et participants des limites éventuelles de l’anonymat lorsque la plateforme enregistre des données techniques ou que les réponses contiennent des informations identifiantes. L’exercice des droits relatifs à des réponses véritablement anonymes peut être limité lorsqu’il n’est raisonnablement pas possible de les relier à une personne déterminée.
- Confidentialité et accès aux données
SIEMPRE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données contre tout accès non autorisé, perte, altération, destruction ou divulgation indue.
L’accès aux données à caractère personnel est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin pour mener à bien les activités concernées.
Les personnes ayant accès à des informations confidentielles sont tenues de respecter les obligations de confidentialité qui leur sont applicables.
L’organisation veille à ce que les documents, bases de données, formulaires et outils numériques utilisés dans le cadre de ses activités offrent un niveau de protection adapté à la nature et à la sensibilité des informations traitées.
- Communication des données à des tiers
SIEMPRE ne vend pas les données à caractère personnel.
Lorsque cela est nécessaire à la réalisation de ses activités, certaines données peuvent être communiquées à des prestataires de services technologiques, des organisations partenaires, des organismes de financement ou des autorités publiques, à condition qu’une base juridique valable le permette et que les obligations applicables en matière de protection des données soient respectées.
Lorsque cela est possible et approprié, les rapports et résultats des activités sont partagés sous forme agrégée ou anonymisée afin d’éviter de révéler l’identité des personnes participantes.
Les données à caractère personnel permettant d’identifier une personne ne sont pas communiquées de manière indiscriminée ni publiées sans base juridique valable.
- Transferts internationaux de données
L’utilisation de certaines plateformes numériques ou la collaboration avec des organisations établies en dehors de l’Espace économique européen peut entraîner des transferts internationaux de données à caractère personnel.
Dans ce cas, SIEMPRE vérifie le respect des conditions prévues par le RGPD, notamment, le cas échéant, l’existence d’une décision d’adéquation, de garanties appropriées et des exigences complémentaires applicables.
Des informations spécifiques concernant ces transferts et les garanties pertinentes sont fournies lorsque cela est requis.
- Durées de conservation
SIEMPRE conserve les données à caractère personnel uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et au respect des obligations légales applicables.
Les durées de conservation dépendent de la nature des données, de l’activité concernée, des engagements liés à chaque projet et des obligations légales de conservation.
Lorsque les données ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées, sauf si une obligation légale justifie leur conservation.
Les durées ou critères précis de conservation sont définis pour chaque catégorie de traitement et communiqués lorsque cela est nécessaire.
- Droits des personnes concernées
Conformément au RGPD, les personnes concernées peuvent exercer, lorsque les conditions légales sont réunies, les droits suivants :
Droit d’accès : savoir si SIEMPRE traite leurs données à caractère personnel et obtenir l’accès à ces données.
Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
Droit à l’effacement : demander la suppression de leurs données lorsque les conditions légales sont remplies.
Droit à la limitation du traitement : demander une limitation temporaire de l’utilisation des données dans les cas prévus par la réglementation.
Droit d’opposition : s’opposer à certains traitements lorsque les conditions légales sont réunies.
Droit à la portabilité : recevoir certaines données dans un format structuré et couramment utilisé, lorsque ce droit est applicable.
Droit de retirer son consentement : retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant son retrait.
Les demandes peuvent être adressées à [adresse électronique institutionnelle].
SIEMPRE répond dans les délais prévus par la réglementation et peut demander les informations complémentaires raisonnablement nécessaires à la vérification de l’identité de la personne qui présente la demande.
L’exercice de ces droits est soumis aux conditions et exceptions prévues par la législation applicable.
- Protection des enfants et des adolescents
Lorsque les activités concernent des mineurs, SIEMPRE accorde une attention particulière à la protection de leurs droits, de leur vie privée et de leur intérêt supérieur.
La collecte et l’utilisation de leurs données sont limitées à ce qui est nécessaire. Les garanties prévues par la législation applicable sont mises en œuvre en tenant compte de l’âge, de la nature de l’activité et des circonstances propres à chaque situation.
Lorsque cela est requis, les autorisations nécessaires des titulaires de l’autorité parentale ou des représentants légaux sont obtenues, sans préjudice des droits propres des mineurs.
- Photographies, vidéos et témoignages
L’utilisation de photographies, vidéos, enregistrements ou témoignages permettant d’identifier une personne fait l’objet d’une évaluation spécifique.
SIEMPRE informe les personnes concernées des finalités de cette utilisation et détermine la base juridique ainsi que les autorisations nécessaires avant toute publication ou diffusion, selon le cas.
La participation à une activité ne vaut pas, à elle seule, autorisation de publier des images, témoignages ou informations personnelles sur les réseaux sociaux, les sites internet, dans des rapports publics ou dans des supports promotionnels.
- Sécurité et gestion des incidents
SIEMPRE veille à mettre en place des mesures de sécurité appropriées afin de prévenir et de gérer les incidents susceptibles de compromettre les données à caractère personnel.
En cas de violation de la sécurité des données, l’organisation évalue l’incident et respecte, lorsque cela est requis, les obligations de notification à l’autorité de contrôle et d’information des personnes concernées prévues par le RGPD.
- Réclamations auprès de l’autorité de contrôle
Les personnes qui estiment que leurs données à caractère personnel sont traitées en violation de la réglementation peuvent contacter SIEMPRE ou introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.
En Belgique, l’autorité de contrôle est :
Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit
Site internet : https://www.dataprotectionauthority.be/
Les personnes concernées peuvent consulter ce site pour connaître les coordonnées officielles et les modalités de dépôt d’une réclamation.
- Mise à jour de la politique de confidentialité
SIEMPRE peut mettre à jour la présente politique lorsque cela est nécessaire en raison de changements dans ses activités, ses procédures de traitement des données, les outils technologiques utilisés ou les obligations légales applicables.
La version en vigueur sera accessible sur le site internet de l’organisation ou via le lien communiqué dans les formulaires et questionnaires concernés.
Lorsque des modifications nécessitent une information complémentaire des personnes concernées, SIEMPRE prend les mesures nécessaires pour la leur communiquer.
- Contact
Pour toute question concernant la présente politique ou le traitement des données à caractère personnel, vous pouvez contacter :
SIEMPRE VZW/ASBL – Réseaux de femmes et filles de Latinoamérique et du Caraïbes
Adresse électronique : siempre.ngo@gmail.com
Numéro d’entreprise : 0761.962.021
La présente politique doit être complétée et validée avant sa publication officielle afin de garantir qu’elle reflète les pratiques réelles de traitement des données de SIEMPRE et les obligations légales applicables.
PRIVACYVERKLARING EN BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS_NEERLANDÉS
SIEMPRE VZW/ASBL – Réseaux de femmes et filles de Latinoamérique et du Caraïbes
Ondernemingsnummer (KBO): 0761.962.021
Toepassingsgebied: België en de activiteiten van de organisatie.
Laatste update: [datum van goedkeuring]
- Identiteit en engagement van de organisatie
SIEMPRE VZW/ASBL – Réseaux de femmes et filles de Latinoamérique et du Caraïbes, hierna «SIEMPRE» genoemd, is een maatschappelijke organisatie die zich inzet voor de participatie, de netwerkvorming en de versterking van netwerken van vrouwen en meisjes uit Latijns-Amerika en het Caribisch gebied.
In het kader van haar activiteiten kan SIEMPRE persoonsgegevens verwerken van deelnemers, begunstigden, leden van netwerken, vrijwilligers, medewerkers, vertegenwoordigers van instellingen en andere personen die met de organisatie in contact komen.
SIEMPRE erkent het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de waardigheid en de grondrechten van personen. Daarom verbindt de organisatie zich ertoe persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk, transparant en veilig te verwerken, overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en de toepasselijke Belgische wetgeving.
Deze privacyverklaring beschrijft welke categorieën persoonsgegevens kunnen worden verwerkt, voor welke doeleinden dit gebeurt, hoelang gegevens worden bewaard, welke beschermingsmaatregelen worden genomen en welke rechten betrokkenen hebben.
- Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:
Naam: SIEMPRE VZW/ASBL – Réseaux de femmes et filles de Latinoamérique et du Caraïbes
Ondernemingsnummer: 0761.962.021
Contact-e-mailadres: siempre.nog@gmail.com
Website: www.siempre-ong.org
Voor vragen over de bescherming van persoonsgegevens of om de rechten uit te oefenen die door de regelgeving worden erkend, kunnen betrokkenen contact opnemen met SIEMPRE via het hierboven vermelde e-mailadres.
- Beginselen voor de verwerking van persoonsgegevens
SIEMPRE streeft ernaar dat de verwerking van persoonsgegevens voldoet aan de volgende beginselen:
Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie.
Doelbinding.
Minimale gegevensverwerking.
Juistheid en actualisering van gegevens.
Beperking van de bewaartermijn.
Integriteit en vertrouwelijkheid.
Verantwoordingsplicht inzake gegevensbescherming.
De organisatie verzamelt uitsluitend persoonsgegevens die toereikend, relevant en noodzakelijk zijn voor de specifieke doeleinden van elke activiteit.
- Categorieën van persoonsgegevens
Afhankelijk van de activiteit, het project en de relatie met de betrokkene kan SIEMPRE de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
- a) Identificatie- en contactgegevens: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens, wanneer dat noodzakelijk is.
- b) Gegevens over deelname: informatie over inschrijvingen en deelname aan workshops, bijeenkomsten, opleidingen, gemeenschapsactiviteiten, projecten en evenementen.
- c) Sociaaldemografische gegevens: informatie die nodig is om de kenmerken en behoeften van deelnemers te begrijpen, voor zover de verzameling ervan relevant en gerechtvaardigd is.
- d) Meningen en getuigenissen: antwoorden op enquêtes, interviews, raadplegingen, evaluaties en andere vrijwillig verstrekte bijdragen.
- e) Administratieve gegevens en samenwerkingsgegevens: informatie die nodig is voor het beheer van relaties met partnerorganisaties, vrijwilligers, medewerkers, financieringsinstanties en overheidsdiensten.
- f) Beeldmateriaal en opnames: foto’s, video’s en andere audiovisuele opnames die verband houden met de activiteiten van de organisatie, wanneer het gebruik ervan op een geldige rechtsgrond berust en aan de toepasselijke informatie- en toestemmingsvereisten is voldaan.
- g) Technische gegevens: informatie die wordt gegenereerd door de gebruikte digitale platforms, zoals technische identificatoren, toegangslogboeken of IP-adressen, voor zover deze platforms dergelijke gegevens verzamelen.
SIEMPRE vraagt geen persoonsgegevens op die niet noodzakelijk zijn voor het specifieke doel van de verwerking.
- Gevoelige persoonsgegevens
Sommige activiteiten van SIEMPRE kunnen betrekking hebben op gendergerelateerd geweld, discriminatie, gezondheid, raciale of etnische afkomst, religieuze overtuigingen, kwetsbare situaties of andere persoonlijke omstandigheden.
Wanneer een activiteit de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens vereist, beoordeelt SIEMPRE vooraf of de verzameling ervan noodzakelijk is en bepaalt de organisatie welke rechtsgrondslag en, waar vereist, welke aanvullende voorwaarde van toepassing is overeenkomstig de artikelen 6 en 9 van de AVG.
Er worden aanvullende beschermingsmaatregelen genomen om de toegang tot deze informatie te beperken, het risico op identificatie te verminderen en ongeoorloofde bekendmaking te voorkomen.
Deelname aan een enquête of activiteit houdt niet automatisch toestemming in voor de verwerking van gevoelige persoonsgegevens. Wanneer dat vereist is, wordt uitdrukkelijke en specifieke toestemming gevraagd, tenzij een andere wettelijke grondslag van toepassing is.
- Doeleinden van de verwerking
SIEMPRE kan persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:
Het organiseren, beheren en uitvoeren van activiteiten, projecten, bijeenkomsten, workshops en opleidingen.
Het onderhouden van communicatie met deelnemers, begunstigden, vrijwilligers, medewerkers en partnerorganisaties.
Het in kaart brengen van ervaringen, behoeften, meningen en moeilijkheden van personen en gemeenschappen waarmee de organisatie werkt.
Het uitvoeren van enquêtes, interviews, sociale diagnoses, evaluaties en studies die verband houden met de doelstellingen van de organisatie.
Het opstellen van verslagen, voorstellen, aanbevelingen en sensibiliseringsmateriaal.
Het evalueren van de resultaten en de impact van projecten en activiteiten.
Het beheren van samenwerkingen, administratieve verplichtingen en verbintenissen tegenover financieringsinstanties, indien van toepassing.
Het bekendmaken van activiteiten, publicaties en resultaten van de organisatie, wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.
Het naleven van de wettelijke verplichtingen die op de organisatie van toepassing zijn.
Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Wanneer gegevens voor een nieuw doel zullen worden gebruikt en aanvullende informatie vereist is, verstrekt SIEMPRE de nodige informatie en vraagt de organisatie toestemming wanneer dat wettelijk vereist is.
- Rechtsgrond voor de verwerking
Elke verwerkingsactiviteit moet berusten op een geldige rechtsgrond overeenkomstig artikel 6 van de AVG.
Afhankelijk van de omstandigheden kan het gaan om:
De toestemming van de betrokkene.
De uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene.
Het naleven van een wettelijke verplichting.
De behartiging van de gerechtvaardigde belangen van SIEMPRE of een derde, voor zover deze rechtsgrond van toepassing is, het belang zorgvuldig is afgewogen en de rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen.
Een andere geldige rechtsgrond die uitdrukkelijk in de toepasselijke regelgeving is voorzien.
Wanneer bijzondere categorieën persoonsgegevens worden verwerkt, moet bovendien aan een van de voorwaarden van artikel 9 van de AVG zijn voldaan.
SIEMPRE documenteert de toepasselijke rechtsgronden voor haar verwerkingsactiviteiten en verstrekt aanvullende informatie wanneer de aard van de verwerking dat vereist.
- Enquêtes, interviews en activiteiten voor sociaal onderzoek
Bij enquêtes, interviews, raadplegingen en evaluaties die door SIEMPRE worden georganiseerd, wordt de verzamelde informatie gebruikt voor de doeleinden die in de betreffende uitnodiging, vragenlijst of het formulier worden vermeld.
Voordat zij deelnemen, krijgen betrokkenen toegang tot de relevante informatie over de verwerking van hun persoonsgegevens.
Waar mogelijk geeft SIEMPRE de voorkeur aan anonieme gegevensverzameling of anonimisering van de resultaten, in het bijzonder wanneer activiteiten betrekking hebben op ervaringen met geweld, discriminatie, sociale uitsluiting of kwetsbaarheid.
Wanneer antwoorden een persoon rechtstreeks of onrechtstreeks identificeerbaar maken, worden deze als persoonsgegevens beschouwd.
Bij anonieme enquêtes informeert SIEMPRE de deelnemers over eventuele beperkingen van de anonimiteit wanneer het gebruikte platform technische gegevens registreert of wanneer antwoorden identificerende informatie bevatten. Het kan onmogelijk zijn om rechten uit te oefenen met betrekking tot werkelijk anonieme antwoorden wanneer deze redelijkerwijs niet aan een bepaalde persoon kunnen worden gekoppeld.
- Vertrouwelijkheid en toegang tot gegevens
SIEMPRE neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging, vernietiging of ongepaste bekendmaking.
De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot bevoegde personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van de betrokken activiteiten.
Personen die toegang hebben tot vertrouwelijke informatie, moeten de toepasselijke vertrouwelijkheidsverplichtingen naleven.
De organisatie streeft ernaar dat de documenten, databanken, formulieren en digitale hulpmiddelen die voor haar activiteiten worden gebruikt, een beschermingsniveau bieden dat aangepast is aan de aard en de gevoeligheid van de verwerkte informatie.
- Verstrekking van gegevens aan derden
SIEMPRE verkoopt geen persoonsgegevens.
Wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar activiteiten, kunnen bepaalde gegevens worden verstrekt aan aanbieders van technologische diensten, partnerorganisaties, financieringsinstanties of overheidsdiensten, op voorwaarde dat daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat en de toepasselijke verplichtingen inzake gegevensbescherming worden nageleefd.
Waar mogelijk en passend worden verslagen en resultaten van activiteiten in geaggregeerde of geanonimiseerde vorm gedeeld, zodat de identiteit van deelnemers niet wordt bekendgemaakt.
Identificeerbare persoonsgegevens worden niet zonder onderscheid aan derden verstrekt en niet zonder geldige rechtsgrond openbaar gemaakt.
- Internationale doorgifte van gegevens
Het gebruik van bepaalde digitale platforms of de samenwerking met organisaties buiten de Europese Economische Ruimte kan leiden tot internationale doorgifte van persoonsgegevens.
In dergelijke gevallen controleert SIEMPRE of aan de voorwaarden van de AVG is voldaan, waaronder, indien van toepassing, een adequaatheidsbesluit, passende waarborgen en eventuele aanvullende vereisten.
Wanneer dit vereist is, wordt specifieke informatie verstrekt over dergelijke doorgiften en de toepasselijke waarborgen.
- Bewaartermijnen
SIEMPRE bewaart persoonsgegevens uitsluitend zolang dat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld en voor het naleven van toepasselijke wettelijke verplichtingen.
De bewaartermijnen zijn afhankelijk van de aard van de gegevens, de betrokken activiteit, de verbintenissen die met elk project samenhangen en de toepasselijke wettelijke bewaarplichten.
Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden ze op een veilige manier verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting verdere bewaring vereist.
De concrete bewaartermijnen of criteria voor het bepalen ervan worden voor elke verwerkingscategorie vastgesteld en meegedeeld wanneer dat vereist is.
- Rechten van betrokkenen
Overeenkomstig de AVG kunnen betrokkenen, wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, de volgende rechten uitoefenen:
Recht op inzage: nagaan of SIEMPRE hun persoonsgegevens verwerkt en toegang krijgen tot die gegevens.
Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige persoonsgegevens laten corrigeren.
Recht op gegevenswissing: verzoeken om hun persoonsgegevens te verwijderen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
Recht op beperking van de verwerking: in de wettelijk bepaalde gevallen vragen om het gebruik van gegevens tijdelijk te beperken.
Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
Recht op overdraagbaarheid: bepaalde gegevens ontvangen in een gestructureerd en gangbaar formaat wanneer dit recht van toepassing is.
Recht om toestemming in te trekken: toestemming op elk moment intrekken wanneer de verwerking daarop berust, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Verzoeken kunnen worden gericht aan [institutioneel e-mailadres].
SIEMPRE beantwoordt verzoeken binnen de wettelijke termijnen en kan aanvullende informatie vragen die redelijkerwijs noodzakelijk is om de identiteit van de verzoeker te verifiëren.
De uitoefening van deze rechten is onderworpen aan de voorwaarden en uitzonderingen die in de toepasselijke wetgeving zijn vastgelegd.
- Bescherming van kinderen en jongeren
Wanneer activiteiten betrekking hebben op minderjarigen, besteedt SIEMPRE bijzondere aandacht aan de bescherming van hun rechten, hun persoonlijke levenssfeer en hun hoger belang.
Het verzamelen en gebruiken van hun persoonsgegevens wordt beperkt tot wat noodzakelijk is. De toepasselijke wettelijke waarborgen worden nageleefd, rekening houdend met de leeftijd, de aard van de activiteit en de specifieke omstandigheden.
Wanneer dit vereist is, worden de nodige toestemmingen verkregen van de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen of van de wettelijke vertegenwoordigers, onverminderd de eigen rechten van minderjarigen.
- Foto’s, video’s en getuigenissen
Het gebruik van foto’s, video’s, opnames of getuigenissen waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd, wordt afzonderlijk beoordeeld.
SIEMPRE informeert betrokkenen over de doeleinden van dit gebruik en bepaalt welke rechtsgrond en toestemmingen vereist zijn voordat materiaal wordt gepubliceerd of verspreid, naargelang het geval.
Deelname aan een activiteit houdt op zichzelf geen toestemming in om beelden, getuigenissen of persoonsgegevens te publiceren op sociale media, websites, in openbare verslagen of in promotiemateriaal.
- Beveiliging en beheer van incidenten
SIEMPRE streeft ernaar passende beveiligingsmaatregelen te treffen om incidenten die persoonsgegevens in gevaar kunnen brengen, te voorkomen en te beheren.
Wanneer zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, beoordeelt de organisatie het incident en voldoet zij, indien vereist, aan de verplichtingen uit de AVG inzake melding aan de toezichthoudende autoriteit en kennisgeving aan de betrokken personen.
- Klachten bij de toezichthoudende autoriteit
Personen die van mening zijn dat hun persoonsgegevens in strijd met de toepasselijke regelgeving worden verwerkt, kunnen contact opnemen met SIEMPRE of een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
In België is dit:
Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données
Website: https://www.dataprotectionauthority.be/
Betrokkenen kunnen via deze website de officiële contactgegevens en de procedure voor het indienen van een klacht raadplegen.
- Wijzigingen aan deze privacyverklaring
SIEMPRE kan deze privacyverklaring bijwerken wanneer dat noodzakelijk is door wijzigingen in haar activiteiten, verwerkingsprocedures, gebruikte technologische hulpmiddelen of toepasselijke wettelijke verplichtingen.
De geldende versie wordt beschikbaar gesteld via de website van de organisatie of via de link die wordt opgenomen in de betreffende formulieren en enquêtes.
Wanneer wijzigingen vereisen dat betrokkenen aanvullende informatie ontvangen, neemt SIEMPRE de nodige maatregelen om die informatie te verstrekken.
- Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen met:
SIEMPRE VZW/ASBL – Réseaux de femmes et filles de Latinoamérique et du Caraïbes
E-mailadres: siempre.ngo@gmail.com
Ondernemingsnummer: 0761.962.021
Deze privacyverklaring moet vóór de officiële publicatie worden aangevuld en gevalideerd, zodat ze overeenstemt met de werkelijke gegevensverwerkingspraktijken van SIEMPRE en met de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
